El departamento o área de ceremonial y protocolo se encarga de establecer los principios protocolares y los procedimientos necesarios para la adecuada planificación, organización e implementación de cualquier acto institucional o ceremonia que se lleve a cabo en la empresa u organización.
Responsabilidades del área de ceremonial y protocolo
El departamento, oficina o área de ceremonial y protocolo suele estar presente en la mayoría de las grandes empresas e instituciones, sin embargo en algunos casos forma parte del departamento de relaciones públicas.
En el caso de las instituciones oficiales, el área de ceremonial y protocolo es el principal responsable de establecer los principios protocolares y los procedimientos correspondientes a la hora de planificar, organizar e implementar un acto institucional o una ceremonia.
Dada la responsabilidad de su tarea, el área de ceremonial y protocolo debe estar en contacto constante y directo con el director o máximo responsable de la empresa o institución, a fin de asesorar, acordar y desarrollar las acciones que requiere el proceso organizativo.
El área de ceremonial y protocolo debe estar correctamente estructurado a fin de cumplir sus funciones de manera efectiva. Sus miembros deben encargarse de asesorar, planificar, organizar, coordinar y supervisar todos los actos y ceremonias que se realicen tanto fuera como dentro de la empresa o institución.
Es responsabilidad del área de ceremonial y protocolo elaborar los ordenamientos, las precedencias y todos aquellos procedimientos protocolares de la institución. Además debe supervisar la correcta aplicación de las reglas, normas y disposiciones referentes a los símbolos que correspondan.
El área de ceremonial y protocolo también se encarga de recepcionar, registrar y contestar todas las invitaciones que reciban los directivos de la empresa o las máximas autoridades de la institución.
1. Etiqueta y protocolo, definiciones
Etiqueta
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
Protocolo
Viene del griego protocollum y significa ¨orden¨. Elemento de orden creado para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las vanidades humanas.
Diplomacia
Es el uso de la inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la cortesía.
Aspecto Relevante De Una Personalidad Agradable
Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado.
Saber escuchar.
Mirar a los ojos a nuestro interlocutor.
No hablar excesivamente de nuestros propios intereses.
No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes.
Evitar el uso de bromas pesadas.
La edad y la virtud de una mujer no se deben cuestionar.
Evitar discutir sobre temas de política o religión con desconocidos.
Evitar las quejas continua de nuestro trabajo y de nuestra vida en general. Esta actitud sólo provoca el reforzamiento de esa situación y que los demás rehuyan nuestra compañía.
Evitar el uso de palabras vulgares tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, son una clara señal de inseguridad.
Evitar ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone simplemente se manifiesta y los demás la perciben.
Respetar lo ajeno.
Las oficinas Privadas (en las oficinas) y las habitaciones (en las casas), no deben penetrarse sin antes tocar a la puerta y esperar aprobación.
Evitar discusiones estériles.
Por Favor Y Gracias son palabras mágicas que nos abren todas las puertas.
Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor.
Aceptar los defectos de los demás. Es la única opción en nuestra relaciones humanas, pues cada persona es un universo, con sus virtudes y sus defectos.
Responder siempre a una invitación que se le haga, ya sea confirmando su asistencia o excusando su ausencia.
En los templos, en los teatro, en los cines, en cualquier lugar donde debamos caminar por una fila de asiento hasta lograr acomodarnos, debemos hacerlo de frente a los que están sentados. Dar la espalda es señal de desconsideración y mala educación.
Además debemos hablar en voz baja y estar pendiente de quien llega para saludarlo con una señal o con un gesto, ya que hablar en voz alta denota poco refinamiento.
2. El arte de la mesa para comidas formales y semiformales
# La Mantelería: Blanca para grandes ocasiones, colores pasteles para las menos formales. Las servilletas deben ser del mismo color.
# La Vajilla:
El plato base es sólo un soporte. Es de mayor tamaño que los demás. Estos últimos se escogerán de acuerdo con el menú seleccionado.
# Los Cubiertos:
Se colocan de afuera hacia adentro, en ele orden en que van a ser utilizados. Los tenedores a la izquierda, salvo el tenedor para el plato de entrada que no requiera cuchillo.
Cuchillos y Cucharas van al lado derecho. Los cuchillos se colocan con el filo hacia adentro.
Al hablar, no acciones con los cubiertos en la mano.
El agua puede ser servida antes de pasar a la mesa.
El vino tinto se sirve a temperatura ambiente, pero fresca.
Los vinos Blancos y Rosados se sirven fríos.
Los Alimentos se llevan a la boca sin inclinar el cuerpo.
Cada porción de carne u otros alimentos, se corta al momento de ingerirla.
No mueva los alimentos alrededor del plato.
Del pan sólo se parte el pedazo que se va a comer.
Alimentos que se comen con las manos: Espárragos, camarones con colas, frutas tales como uvas, fresas, cherries.
Los espaguetis no se cortan, se envuelven en el tenedor, sobre la base de una cuchara.
Al servir el postre se retiran todos los platos anteriores.
El café y los digestivos se sirven fuera de la mesa.
Horas para servir bebidas internacionales
•10:00 a.m. Te y café
•11:00 a.m. Bebidas largas: Refrescos, jugos, ponches de frutas, cocteles largos.
•12:00 a.m. Aperitivo: Todas las bebidas cortas (Vermouth, Jerez, Malaga, Oporto, Cócteles cortos)
•2:00 p.m. Digestivo: Café, licores y aguardientes.
•4:00 p.m. Café, té, refrescos, jugos, ponches de frutas.
•6:30 p.m. Aperitivos
•8:00 p.m. Aperitivos
•10:00 p.m. Digestivos
•11:00 p.m. Hora de las bebidas largas (Té, tisanas, jugo de naranja, grape fruit, champagne, cerveza, whisky con agua o soda)
3. Como Conducirse En La Mesa
La mesa, es uno de los lugares donde se pone de manifiesto el grado de educación de una persona.
No debemos sentarnos en la mesa antes que nuestros padres y/o de las personas que forman el grupo de comensales.
Hay que sentarse a una distancia conveniente, es decir ni muy cerca ni muy lejos. Así podremos comer con naturalidad y soltura.
No debemos extender los pies debajo de la mesa ni apoyar en ella todo el antebrazo, ni subir los codos.
Cuando lo que necesitemos no este en la mesa no debemos levantar ni extender el brazo por delante de una persona, lo correcto es pedirlo a la persona que esté más cerca de eso que necesitamos.
Al sentarnos en la mesa, debemos tomar la servilleta (de tela), desdoblarla y extenderla sobre las rodillas. Con la servilleta de tela sólo se limpian los labios.
Es un acto de mal gusto olfatear las comidas y las bebidas, tampoco debemos soplarlas cuando estén calientes.
No comer ni demasiado rápido ni muy despacio.
La cuchara y el cuchillo se manejan siempre con la mano derecha. El tenedor sólo se maneja con la mano derecha cuando el alimento no tiene que dividirse con el cuchillo.
Para trinchar ni para servir nos debemos poner de pie.
Para tomar el cuchillo se debe tomar por el mango, con los tres primeros dedos: Pulgar, índice y mayor.
El cuchillo, se usa sólo para cortar y ayudar al tenedor, nunca se lleva a la boca.
El tenedor, se emplea para comer carne, legumbres y otros, se agarra igual que el cuchillo pero con la mano izquierda y se vuelve la palma de la mano hacia arriba y apoya el tenedor en el dedo mayor, sosteniéndolo con el pulgar por y el índice adherido al mango.
La cuchara, debemos usarla como el tenedor y sólo para líquidos y semilíquido. No introduzca toda la cuchara en la boca ni la roca con los diente . Se usa en la mano derecha.
El vaso, se toma con la mano derecha. Nunca levantes el meñique al tomar el vaso.
La copa, se toma por la columnilla.
La botella, se coge con los cuatros dedos a la derecha y el pulgar a la izquierda.
Los platos, es de lama costumbre servirlos bien llenos. No se debe servir mayor cantidad de alimentos o bebidas de las que vayamos a comer o tomar de una vez.
Los vasos y tazas, no deben servirse hasta rebosar.
Cuando acabes de comer dejas el cuchillo y el tenedor dentro del plato con el mango en dirección hacia ti. Es señal para retirarlos.
Para levantarte de la mesa espera que lo haga el anfitrión o los mayores pero si tuvieras que hacerlo antes excúsate cortésmente.
Como servir la mesa
- En la mesa se da preferencia al servir a los invitados.
- Si tuvieras que servirte a ti mismo hazlo con moderación.
- Nunca se debe hablar mientras se está sirviendo.
- Cuando tengas que rechazar algo lo haces delicadamente.
- No debemos doblar la servilleta cuando acabemos de comer.
- No debemos acercar la silla a la mesa al terminar de comer.
- Si nos indican donde sentarnos debemos hacerlo sin objeción.
- Al sentarnos no debemos hacer ruido.
Comer diferentes tipos de alimentos
•Carne
Se debe cortar cada vez un pedazo, con el tenedor y el cuchillo, luego se lleva a la boca con el tenedor en la mano izquierda.
•El Pescado
Llevarlo a la boca con el tenedor y sólo se emplea el cuchillo para separar las espinas.
•El pan
Se come quitando pedazos y se lleva a la boca, nunca se lleva todo el pan a la boca.
Si se desea poner mantequilla se le pone al pedazo que se llevará a la boca.
•Las legumbres y ensaladas
Se comen con el tenedor, nunca se deben mezclar con otro tipos de alimentos.
•Las frutas
Manzanas, peras, melones, melocotones, guineo, entre otras, se dividen en pedazos según su tamaño y se toman con el tenedor.
Aceituna, cerezas, naranjas, fresas, uvas, entre otras, se llevan a la boca con la mano o con una cucharilla luego las semillas se reciben en la mano discretamente. En el caso de las uvas se puede tomar un racimo pequeño en la mano.
El guineo entero, se cortan los extremos y luego ayudado con el cuchillo se rasca su cascara, se deposita en el plato y se corta con el cuchillo en rodajas (ruedas) a medidas que nos los vamos comiendo.
Las Almendras, nueces, avellanas, se habren con un cascanueces o rompenueces. Nunca con los dientes.
Las galletas y/o pastas secas
Es permitido tomarlos con las manos.
El pollo, langosta, cangrejo, carnes con hueso
Se permite comer con la mano cuando ya no se pueda continuar con el tenedor.
•El café, Té o Leche
Se sirven caliente, en tazas, para enfriarlos no soples, ni vacíes en el platillo. El café complemento de la comida.
•El salcocho
Se sirve en la mesa en envases diferentes, caldos separados de víveres y carnes.
•El vino, sidra, cervezas
Se sirven en copas y se usan para ayudar a la digestión
Como poner una mesa
No.1 Tenedor No.7 Cucharilla de postre
No.2 Tenedor plato fuerte No.8 Tenedor de postre
No.3 Plato base No.9 Copa de agua
No.4 Cuchillo plato fuerte No.10 Copa vino tinto
No.5 Cuchillo pescado No.11 Copa vino blanco
No.6 Cuchara consomé No.12 Platico del pan
Servilleta, opcional. Es correcto a mano izquierda o mano derecha, nombre del comensal, opcional. Es correcto en cualquiera de los lados.
Diferentes tipos de cubiertos
1- Cuchara de Postre
2- Tenedor de Mesa
3- Cuchillo de Mesa
4- Cucharilla de Café
5- Tenedor de Postre
6- Cuchillo de Postre
7- Cucharilla Moka
8- Tenedor Lunch
9- Cuchillo de Pescado
10- Cuchara de Salsas
11- Tenedor de Pescado
12- Cazo de Sopa
13- Cuchara de Mesa
14- Pala de Huevos Fritos
15 y 16- Set de Servir Pescado
17 y 18- Set de Trinchar
19- Pala de Tarta
20 y 21- Set de Servir Fuentes
22- Cazillo Azúcar
4. Las Bebidas
El Café
Lo primero que se sirve, es el azúcar y luego el líquido.
Cuando se va a brindar a las personas se coloca:
A- El asa de la taza del lado derecho
B- La cucharilla del azúcar delante
Cuando se le pasa a la persona quien lo va tomar se coloca el aza del lado izquierdo, para que la persona reciba del lado derecho.
El plato del café, nunca debe ser depositado en la mesa.
Después de tomar el café (sobremesa), lo correcto es brindarle el licor.
La cuchara que sirve para servir el azúcar, al café se llama cuchara ¨Mara¨
Agua Ardiente
Es toda bebida alcohólicas que se destila de frutas, cereales o granos en un aparato llamado alambique.
EJ: De Aguardientes Famosos.
EL RON Destilación de la caña de azúcar
COGÑAC Hecho de uvas
CALVODOS Hecho de manzana
WHISKY Se destila de la cebada.
Bebidas Largas
Es bebida de volumen que se sirve en vaso o copa que tenga volumen.
Ej. de Bebidas Largas
- Agua
- Jugos Naturales
- Jugos Efervescentes
- Cerveza
- Tom Collins
- Soombi
- Piña Colada
- Champan
- Sidra
Bebidas Cortas
Son de poco volumen, se sirven en recipientes pequeños.
Ej. De Bebidas Cortas.
- Coñac
- Ponche
- Vinos
- Licores
- Vermuth
- Alexander
Los Vinos
Los Vinos de Mesa:
Son aquellos que acompañan la comida.
En la Entrada - Se sirve el Vino Blanco
En el plato Fuerte - Vino Tinto (De menos cuerpo)
Para los Quesos - Vino Tinto (De más cuerpo)
Temperatura de los Vinos:
Champan - Bien Frío
Vino Blanco - Seco
Vino Blanco Licoroso - Frío
Vino Rosado -
Vino Tinto - A medio Ambiente.
Diferentes estilos de copas y vasos
5. El Menú Internacional
- Entrada
- Plato fuerte
- Ensalada
- Quesos
- Postre
- Frutas
Entrada: Todo aquello que te dé apetito (consomé, Sufflé, Pescado, Langosta)
Plato Fuerte: Plato Principal (carnes rojas, con sus legumbres conocidas)
Quesos: Por lo general se ponen tres tipos.
Postre:
Frutas: Naturales que se coman con las manos.
La Buena Anfitriona Debe Tener Presente
La tarjeta de invitación (cóctel, recepción, etc.)
La redacción es clásica, la tarjeta de invitación puede ser de cualquier tamaño, pero que tenga estética.
Se debe de enviar de 15 días a un mes de anticipación de pendiendo de la importancia de la fecha y/o el número de habitaciones.
Si se presenta una fiesta de improviso se llama por teléfono para invitar.
Se debe responder al R.S.V.P. en el transcurso de las 72 horas.
R.S.V.P.
De este lado va todo incluso: Hora y fecha
Todo cóctel o recepción tiene su línea de recibo, esa fila está de pie, la línea comienza con el anfitrión y sigue la esposa e hijos grandes.
Si hay invitados especiales, sigue después de los anfitriones.
Esta fila durará de acuerdo al número de invitados.
Nunca se ve el reloj.
6. El Protocolo En Las Presentaciones
Es el orden de las presentaciones según los ingleses se presenta primero a las gentes de más categoría.
En una línea de recibo no hay presentación, sólo es saludo.
Las Tarjetas de: Visitas, personal o Profesionales.
Nunca debe faltar en un hogar y es muy necesaria.
La impresión debe ser sobria, clásica, las letras deben ser negras y sin relieve.
Ej. de tarjeta para invitar- estos son 2 ejemplos de las tantas formas y depende a lo que se invite y quien invite.
Traje de fiesta R.S.V.P. Uniforme R.S.V.P.
Uniforme y Condecoraciones Calle Del Sol 48
R.S.V.P.
Repondez S´ il vous plait
Responder por favor.
Tarjetas Diplomáticas
- Tamaño para Hombre: 3 ½ x 2 (alto)
- Tamaño para damas: 3 ½ x 3 (alto)
p. p. Para presentar
p. r. Para dar gracias
p. f. Para felicitar
p.c. Para condolencia o pésame
p. p. c Para despedirse
Siempre las iniciales van en minúscula abajo a la izquierda.
7. Como conducirse en las diferentes actividades sociales
La Conversación
La conversación es un cambio de ideas sobres diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones al mismo tiempo que adquirimos conocimientos. La conversación nos brinda agradable momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar discutir.- aunque advierta un error no debes corregirlo. Cuando no domines un tema tu silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien que mucho mal.
Cualidades de la conversación
El lenguaje debe ser siempre culto, decente y respetuoso. Hablar con moderación, sin alzar la voz. No seas extremitas (ni hablar muy bajo Ni muy fuerte).
La mujer se destaca por la dulzura de su voz.
Se debe dirigir la vista a la persona con quien hablamos.
Al responder no basta decir si o no, se debe añadir la palabra señor, señora, señorita, etc..
No interrumpir a la persona que hablan.
Defectos de la conversación
No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona.
Cuidar de las bromas pues pueden apenar o herir la susceptibilidad de los demás.
No apelar a la burla y/o ironía.
No hablar mentira.
Otro defecto es la murmuración y la calumnia.
No criticar, ni adular.
El saludo
El saludo es una expresión de respeto y cordialidad.
El saludo nunca debe ser frío y orgulloso.
Cuando se estrecha la mano de una dama o la de un superior, debe hacer simultáneamente una inclinación en señal de respeto.
Las visitas
Antes de invitar a una persona a quedarse en tu casa, piensa si podrás dar las comodidades que disfruta en su hogar.
Trata de conocer las diferencias del invitado, en lo que respecta a la alimentación y costumbre.
Debes mostrarte siempre amable, atento al igual que toda la familia.
Si eres el invitado compórtate bien hasta el final y cuando te hayas retirado de la casa después de unos días debes agradecer los favores recibidos ( Carta y/o Tarjeta ).
Las visitas son indispensables para el cultivo de la amistad.
Debemos oportunamente a nuestros amigos, sea para felicitarlo por algún motivo, sea para despedirnos si nos vamos a ausentar, o para agradecer algún favor que nos han dispensado o para darles el más sentido pésame.
No entremos nunca en una casa, sin llamar previamente a la puerta.
Nuestras visitas a las personas con quienes no tengamos mucha confianza, deben ser siempre de corta duración.
Cuando nos encontramos de visitas en una casa y entra otra persona nos pondremos de pie y no se toma asunto hasta que aquello no lo hace.
Al presentarse la persona que viene a recibirnos nos dirigimos hacia ella y la
saludaremos con toda cortesía sin adelantarnos nosotros a darle la mano.
Debemos ponernos de pie a despedirse a la visita y permanecer hasta que haya terminado la despedida.
Procuremos que la personas que nos visiten se despidan de nosotros satisfecha de la manera como les hemos recibidos, tratado y obsequiado.
Al retirarse de nuestra casa debemos acompañarla hasta la puerta de la sala, si tenemos otras visitas y hasta la puerta de la calle si estamos solo.
Los regalos
Los regalos se ofrecen con motivo de:
- Cumpleaños
- Bautizo
- Matrimonio
- Navidad, etc...
Al elegirse los regalos debe tener en cuenta:
- A quien se le entrega
- Su utilidad
- Como pueda constituir un recuerdo
- No hacer regalo de tal manera que parezca pago de precio por determinada razón.
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